Начните с цели события. Для знакомства команд и неформального общения подходит фуршет; для награждения или торжественного вечера — рассадка; для обучения — кофе-брейки между блоками. Смешанный сценарий помогает провести официальную часть и затем освободить пространство для общения.
Перед расчётом соберите число участников, тайминг выступлений, план площадки и ограничения в питании. Если мероприятие проходит в офисе, проверьте доступ для разгрузки, правила здания и место, где команда сможет подготовить подачу. Отдельно согласуйте напитки, посуду и уборку.
Чтобы избежать очередей, фуршетные точки распределяют по маршрутам гостей, а время пополнения связывают с программой. Один представитель компании должен оперативно подтверждать изменения. XO Кейтеринг подбирает меню и состав сервиса после брифа и проверки выбранной даты.
Короткий чек-лист
- Цель и формат встречи
- Программа и перерывы
- Количество участников
- Доступ и правила площадки
- Единый контакт со стороны заказчика